Publicatie van de jaarrekening – goedkeuringen en timing

Rechtspersonen zijn doorgaans verplicht om jaarlijks financiële overzichten op te stellen en te publiceren. Er gelden verschillende deadlines voor verschillende soorten rechtspersonen, maar voor de Nederlandse besloten vennootschap (BV) zijn de volgende vereisten van toepassing voor het opstellen, goedkeuren en deponeren van de jaarlijkse financiële overzichten.

Opstellen van financiële overzichten

Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening van de BV opstellen. De opgestelde jaarrekening moet persoonlijk worden ondertekend door alle bestuurders en – indien van toepassing – commissarissen. De jaarrekeningen moeten ter inzage worden gelegd voor de aandeelhouders op het kantoor van de BV.

De voorbereidingsperiode kan met maximaal vijf maanden worden verlengd. De verlenging moet worden verleend door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voordat de oorspronkelijke voorbereidingsperiode is verstreken. De goedkeuring moet intern worden geformaliseerd in de notulen van de vergadering. Als de Algemene Vergadering de maximale verlenging verleent, moeten de jaarrekeningen worden opgesteld binnen tien maanden na afloop van het boekjaar.

Speciale regels voor verlenging als gevolg van de coronavirusuitbraak

Vanwege de uitbraak van het coronavirus heeft de wetgever een tijdelijke wijziging van de wet ingevoerd. Deze wijziging omvat onder andere dat het bestuur ook bevoegd is om, bij besluit van het bestuur, de voorbereidingsperiode voor de jaarrekeningen te verlengen. Goedkeuring van aandeelhouders is dan niet langer vereist.

Goedkeuring van de jaarlijkse financiële overzichten

Zodra de jaarverslagen zijn opgesteld, moeten ze ter inzage worden gelegd op het kantoor van de BV. De Algemene Vergadering heeft dan twee maanden de tijd om de jaarrekeningen goed te keuren.

Publicatie van de jaarlijkse financiële overzichten

Zodra de jaarrekeningen zijn goedgekeurd door de aandeelhouders, moet er een publicatierapport – een verkorte versie van het jaarverslag – digitaal worden gepubliceerd bij de Kamer van Koophandel. Hier is het rapport tegen betaling toegankelijk voor iedereen. Het publicatierapport moet binnen 8 dagen na de goedkeuringsdatum door de Algemene Vergadering bij de Kamer van Koophandel worden ingediend. De vereiste inhoud van het publicatierapport is afhankelijk van de groottecriteria van de BV.

In elk geval moeten de jaarlijkse financiële overzichten binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar bij de Kamer van Koophandel worden gepubliceerd.

Uitzondering

In het geval dat alle aandeelhouders ook bestuursleden zijn, wordt de ondertekeningsdatum van de jaarrekeningen door het bestuur ook beschouwd als de datum van goedkeuring van de jaarrekeningen door de Algemene Vergadering. Als gevolg daarvan wordt de indieningsdatum in dat geval verkort tot 5 maanden en 8 dagen (en in geval van verlenging uiteindelijk 10 maanden en 8 dagen).

Gevolgen van niet tijdige indiening

Het bestuur is verantwoordelijk voor het nakomen van alle hierboven genoemde verplichtingen. Het niet naleven wordt beschouwd als een economisch delict en in geval van faillissement van de BV kunnen bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Neem contact met ons op als u vragen heeft; we hebben sjabloonnotulen beschikbaar die u kunt gebruiken.